チェックリストの使い方

	準備業務は、業務項目が多く、多忙であるため組織委員会、事務局が混乱することもままあることです。 　そうした混乱時での、業務の「取りこぼし」を避けるために、業務手順・準備項目のチェックリストを作成しました。このチェックリストは、準備作業において考慮しなければならない項目を時系列に並べてあります。つまり、本文の構成に従ってリストにしたものです。 　このチェックリストに従って作業を進めれば準備は万端整う、というのが理想ですが、実際には、会議の規模・内容によって様相はかなり異なります。 　チェックリストを利用する際には、必要でない項目ははずし、足りない項目を付け加えるなどして、それぞれの会議の準備内容にあったものをその都度工夫をすれば、よりよいチェックリストを作ることができます。

出典「国際会議マニュアル」（国際観光振興会刊）

計画から開催決定まで
□予備調査

●調査事項

□主催者の組織力、能力 　□開催規模 　□予算規模 　□会期・時期が適正

●時期決定のチェックポイント

□対象となる参加者が出席しやすい時期である 　□ピークシーズンを極力回避する 　□他の関連業界・学会の会議と重ならない 　□大きなイベント、祭とぶつからない 　□ゴールデンウィークは避ける 　□クリスマス、イースター等の休暇時期と重ならない 　□会議場情報の入手 　□宿泊施設情報の入手 　□交通の利便性の調査 　□参加者の出入国問題の調査 　□関連事項（観光、輸送、都市機能、VIPの参加等）情報の入手 　□仮案作成

●地方都市での開催のためのチェックポイント

□アクセスは容易か。交通の便は良いか 　□適切な会議施設、ホテル、宴会場、レストランがあるか 　□観光資源、文化資産が豊富 　□優れた補助要員の確保が容易 　□外国人を歓迎する風土（ホスピタリティー）がある 　□コンベンション・ビューローがあるか 　□博物館、美術館、歴史館、地元物産品館などがあるか 　□地元特産品の製造工場の見学と実演が可能か 　□テクニカルツアーが可能か 　□出迎え、歓迎に対する細かい配慮などが期待できるか 　□周辺の交通網が整備されているか 　□地元自治体の人的協力・経済的な支援が得られるか 　□立候補 　□立候補趣意書の作成

●立候補対立国がある場合

□誘致運動

●誘致のために有効な活動

□会議の主要議題の分野における日本の地位の重要性のPR 　□国際本部役員や重要人物を日本へ招き、様々な魅力をPR 　□招請状を送付 　□日本紹介、観光、会議施設、関連施設の紹介パンフレットを添付 　□関係役員会、総会時におけるPR 　□ジャパンナイト（レセプション）開催 　□会議場に日本PRコーナーの設置 　□日本および開催地のPR映画やビデオの上映 　□日本への会議招致歓迎スピーチ 　□開催決定 　□決定通知を書面で受け取る 　□国際本部と日本側委員会の役割分担を明確にする

準備第2段階

●マスタープランの検討

□スケジュール（業務進行予定表）の作成 　□会議のデザイン 　□ロゴ 　□シンボルマーク 　□シンボルカラー

●製作物

□封筒 　□レターヘッド 　□ポスター 　□プログラム案の作成

●プログラム日程に盛り込む内容

□登録受付 　□開会式 　□閉会式 　□基調講演 　□招待講演 　□シンポジウム 　□パネルディスカッション 　□コーヒー・ブレーク 　□ポスター・セッション 　□パーティー 　□レセプション 　□昼食、朝食の準備 　□同伴者プログラム 　□見学・視察旅行、プレ／ポスト・コングレス・ツアー 　□展示会

●参加者募集開始

□メーリングリストの整備 　□アナウンスメントの送付

●アナウンスメントの送付先

□所属会員 　□前回・前々回等の会議の参加者 　□関係団体の本部や支部 　□航空会社や旅行会社の海外支店 　□国際観光振興会の海外宣伝事務所 　□その他関係機関や企業の海外支店 　□ポスターの送付

●ポスターの送付先

□関係団体の本部や支部 　□航空会社や旅行会社の海外支店 　□国際観光振興会の海外宣伝事務所 　□その他関係機関や企業の海外支店

募金開始

●寄附金の種類

□国際観光振興会（特定公益増進法人）の寄附金募集／交付金交付 　□一般寄附金 　□財務大臣が指定した指定寄附金 　□指定申請 　□指定通知の受領 　□免税措置に関する財務省告示 　□誓約書の提出 　□募金先リストの整備 　□募金趣意書の作成 　□募金募集要領の作成 　□企業訪問

●関連行事の企画

□関連行事の企画 　□レセプション 　□ウェルカムパーティー 　□ランチョン 　□バンケット 　□カクテルパーティー 　□アトラクション 　□旅行 　□観光旅行 　□視察旅行 　□同伴者プログラム 　□展示の企画 　□演題の募集 　□仮予約

準備第3段階

□参加者の勧誘 　□サーキュラーの作成 　□ファースト・サーキュラーの送付 　□ファイナル・サーキュラーの送付 　□インターネットによる広報 　□海外参加者の参加促進 　□グループツアーの組織 　□ホテル・パッケージの作成 　□受入の組織委員長の参加要請状の送付

●登録・宿泊予約の受付開始

□登録 　□登録確認証、領収書 　□登録リストの管理 　□コンピュータ登録方式 　□宿泊予約 　□申込書の整理方法を設定 　□特別予約 　□予約受付デッドラインの設定 　□宿泊約款と違約金申し受け規定

●交渉・折衝・調整・契約

□補助金の申請 　□補助金の種類と金額の調査 　□必要となる書類の確認 　□届出の期日の確認 　□申請手続

●届け出事項の発生する官公庁・公的機関

□財務省関税局 　□法務省入国管理局 　□外務省大臣官房 　□厚生労働省 　□宮内庁 　□内閣府大臣官房 　□関係省庁関係部局 　□警察庁警備局 　□警察庁交通局（地方の場合は所轄警察署） 　□地方自治体 　□所轄消防署 　□銀行 　□医療関連 　□郵便局 　□会場使用計画の作成

●必要な部屋のチェックリスト

□開、閉会式会場 　□全体会議場 　□分科会場 　□展示会場 　□理事会・委員会室 　□来賓控室 　□通訳控室 　□プレスルーム 　□事務局室 　□医務室 　□コピー、ファックス、パソコン室 　□登録、インフォメーション各種デスクスペース 　□パッケージサービス 　□コーヒーブレイク・サービス・スペース 　□昼食会場 　□レセプション会場 　□クローク 　□スタッフ休憩室（食事室） 　□フロア・プラン作成

準備第4段階

●行事日程の確定

□行事日程の確定 　□登録受付 　□開会式 　□閉会式 　□基調講演 　□招待講演 　□シンポジウム 　□パネルディスカッション 　□ポスター・セッション 　□コーヒーブレーク 　□パーティー 　□レセプション 　□同伴者プログラム 　□見学旅行 　□ポスト／プレ・コングレス・ツアー 　□展示会 　□総合司会、各セッションの司会進行役決定

●製作物の発注

□製作物の発注 　□掲示・表示類 　□会場内 　□登録所用表示 　□会場見取り図と部屋図 　□各部屋の表示 　□会議名称の大看板 　□メッセージボード 　□めくり台 　□ネームプレート 　□会場外部 　□正面玄関の会議名称の大看板 　□駅の歓迎看板 　□路上の誘導看板 　□プラカード 　□ネームカード 　□バッジ・腕章 　□コングレスバッグ 　□各種チケット類 　□参加者用ステッカー、タッグ 　□記念品 　□会議用機材の準備 　□スライドプロジェクター 　□OHP（オーバーヘッドプロジェクター） 　□映写機 　□テープレコーダー 　□VTR 　□液晶プロジェクター 　□レーザーポインター 　□黒板 　□モニターTV 　□卓上ライト 　□会議資料の準備・作成 　□プログラム 　□参加者名簿 　□アブストラクト 　□会場レイアウト図 　□時間割表 　□関連行事の説明資料 　□レセプション等の招待状 　□関係先電話番号表 　□展示案内書 　□全般的注意事項 　□案内資料、観光案内資料 　□その他の備品など 　□会議用専用旗 　□参加国の国旗 　□録音機材 　□ストップウォッチ 　□水差し 　□灰皿 　□会議運営組織作り

●必要な業務のリスト

□登録受付 　□総合案内（インフォメーション） 　□事務局 　□クローク 　□接遇 　□スライド受付 　□会場担当 　□機材担当 　□展示会場警備 　□関連行事受付 　□広報・報道対応 　□旅行案内（総合案内が兼ねることもある） 　□輸送、配車 　□資料配布 　□会議資料類の発送 　□旅行添乗・案内 　□要員の確保 　□関連業界・団体への人員応援の依頼 　□アルバイトの募集・ボランティアの依頼 　□人材派遣会社へ依頼 　□運営マニュアルの作製 　□会議の概要 　□プログラム 　□会場使用計画 　□会場平面図 　□日別スケジュール 　□業務分担人員配置計画 　□業務別マニュアル 　□会場設営図 　□連絡先リスト 　□緊急対応マニュアルの作成 　□進行シナリオとセリフの作成 　□セレモニーの準備 　□式次第 　□招待者リスト 　□VIPの接遇体制 　□セキュリティーの確保 　□リハーサル 　□余興の手配 　□挨拶の依頼 　□音楽の手配 　□装飾の手配 　□座席指定 　□プロトコール確認 　□保険の手配 　□報道発表

開催直前の準備

□製作物の点検・確認 　□会議運営の打ち合わせ 　□オリエンテーション 　□臨時事務局の設置 　□電話（外線、内線）等通信施設・回線の設置 　□必要備品のチェック

●事務局備品・文具類のチェックリスト

□フェルトペン 　□ボールペン 　□鉛筆 　□消しゴム 　□ハサミ 　□定規 　□ノリ 　□粘着テープ 　□ピン 　□輪ゴム 　□カッター 　□ステープラー 　□ボール紙 　□模造紙等 　□ワープロ 　□パソコン 　□コピー機 　□ファクシミリ 　□掲示板 　□印刷用紙・コピー用紙 　□ファイルケース 　□当日配布資料などのコングレス・バッグ詰め 　□会場設営 　□リハーサル 　□機材・備品の最終チェック 　□クロークの準備 　□会議室の温度調節の確認（会議開始時は温度を幾分低めにする。参加者が多くなるにつれて、室内の温度が上昇するからである。） 　□水差しとコップの確認 　□参加者用テーブルに鉛筆とメモ用紙の配布（喫煙が可なら、灰皿の用意） 　□飾り花の確認 　□横断幕、看板の確認 　□国旗等の確認（含国旗の位置） 　□掲示表示類の確認 　□湯沸かし室、業務用エレベーターの確認 　□各種照明の点検 　□電源の確認 　□館内テレビの点検 　□音響映像機器などの点検 　□ノーエコーやデッドスポットの点検 　□館内放送の点検 　□マイク、スピーカーの点検 　□録音用マイクの点検 　□映像機器とスクリーンの距離の点検 　□演台 　□演台の高さの点検 　□演台のライトの点検 　□マイクの点検 　□レーザーポインターの点検 　□室内照明と映像の明るさの点検（照明はメモをとれる明るさ） 　□スクリーン位置と映像サイズの確認 　□映像が聴衆から見て歪まないか確認 　□現金の用意（謝礼用・釣銭用）

会議の運営

□行程表の貼り出し 　□会議ニュース・速報の発行 　□毎日の反省会 　□要員の配備状況確認 　□関連行事のスケジュール運行管理

●レクリエーション情報提供

□スポーツ施設情報 　□観劇・観戦・鑑賞情報 　□ナイトライフ情報 　□地域の行事情報

会議終了後の業務

□決算報告 　□会議報告 　□議事録（プロシーディングズ、論文集）発行 　□謝意表示 　□礼状発送 　□関係先謝礼 　□組織委員会の解散

展示委員会の業務

●開催概要の決定

□テーマの設定 　□会期の設定 　□会場の選定

●会場選定のチェックポイント

□駐車場 　□エレベーター 　□耐荷重、床材 　□天井高 　□空調設備 　□照明 　□電気容量 　□上水道 　□排水処理 　□ガス 　□圧縮空気 　□通信設備 　□入場者の流れ 　□チケット売場 　□規模 　□運営組織 　□セレモニー

●セレモニーの内容

□オープニング 　□テープカット 　□来賓接遇 　□挨拶 　□アトラクション 　□レセプション

事業収支計画の作成

●収入項目の確認

□出展料 　□ガイドブック販売収入 　□広告収入 　□入場料収入 　□雑収入

●支出項目の確認

□会場費 　□展示場設備装飾費 　□印刷費 　□人件費 　□その他費用 　□出展料の設定 　□小間の販売方法の決定 　□開催趣意書の作成 　□出展案内書の作成

●出展案内書掲載事項

□代表者の開催挨拶 　□開催の趣旨 　□展示会の名称、開催時期、場所 　□主催者、協賛、後援、協力等 　□出展者の参加資格 　□小間面積、高さ、仕様、価格、支払方法 　□小間の割当方法（申込み順、抽選等） 　□出展要領及び申込用紙 　□注意事項 　□出展者勧誘対象リストの作成 　□出展企業の募集開始 　□申込みの受付 　□出展者規定の策定 　□搬出入計画の策定 　□小間の割当 　□出展者説明会の開催 　□出展の手引き（マニュアル）の作成

●マニュアルへの記載事項

□会場の案内（交通、施設、床の耐荷重等） 　□搬出入の規程 　□小間のサイズ、配置 　□小間装飾の規定 　□給排水、高圧ガス、圧縮空気、電話等に関する規定 　□実演（デモンストレーション）に関する規定 　□天災等による中止の際のキャンセル規定（免責） 　□展示ガイドブック作成要領 　□その他、諸注意 　□各種申込書（レンタル備品申込書・臨時電話申込書など）作成 　□提出書類（危険物使用許可申請書・小間内喫煙許可申請書等）作成 　□運営マニュアルの作成 　□保税倉庫の確保及び申請 　□消防関係届け出 　□ガイドブックの作成（日本語、公用語） 　□入金・支出関係チェック 　□保険手続 　□警備関係の打合せ 　□要員オリエンテーション

●当日運営

□オープニング 　□テープカット 　□来賓接遇 　□挨拶 　□アトラクション 　□レセプション 　□受付 　□チケット販売 　□会場案内 　□コンパニオン 　□会場警備

●展示会閉会後

□片づけ、整理・整頓 　□展示物等の搬出 　□出入金のチェック、関係業者へ支払い 　□出展者及び関係者へ挨拶（書面にて） 　□収支報告書の作成 　□外国展示品の処置（外国へ返送及び日本国内に輸入する手続き） 　□事務局の解散（組織委員会と連動）